河野コンサルのクラウドコンピューティングの現状報告

株式会社河野コンサルBlank cloud shaped speech bubbles
執行役員 河野 良人
日本の中小中堅企業の皆様もクラウドコンピューティングを導入が続々進んでいることではないでしょうか?しかし、中には決断を迫られ苦労されている経営者様も多いかと思いますので、クラウド化により、どのような変化が起るのか、弊社の実例を紹介させていただきます。弊社では2011年度よりクラウドへの移行を徐々に開始しました、その当時まで振り返りながら、順々にご覧いただきまして、その変貌など感じていただければと思います。

2012年1月09日 河野コンサル 
代表取締役社長 河野 一良 Facebook記事より
社内には丸テーブルのみで個人机・キャビネットは無くなっています、電話・パソコンなどはコードレス化となり、コードは殆んど見えなくなりました。報告・稟議書などの申請・相談などはiPhone・iPadを使って処理しており、パソコンは共有となり各テーブルに一台のみで活用度も低くなるようです。ペーパーレス化は完了しておりゴミの発生も鼻紙程度しか無くゴミ箱が数個しかありません。これにより無駄な仕事は大半が無くなり経費の削減効果は予想以上に大きいと思っています。

2012年1月20日 株式会社クエステトラ※
インタビュー記事より
※クエステトラは弊社基幹システムを提供する会社です。
クラウド活用でシンクライアント環境を実現
クエステトラどの様なきっかけでQuestetra を導入したのでしょうか?
河野コンサル:Questetraは業務の流れが簡単に定義できる所が気に入ったので、最初はワークフローの電子化のつもりで利用し始めました。「交通費精算」「稟議」「物品購入」「休暇申請」などの申請系業務を以前は「紙」で処理していたのですが、労務面・総務面・経理面のほぼ全業務を自社内で移行しました。結果、事務作業の大幅な効率化が実現し、事務作業量は恐らく4分の1程度になったと思います。その他にも、業務完了の高速化が「タイムリーな経営判断」につながっていると実感でき、非常に満足しています。
ただ、実際に Questetra BPM Suiteを使い続けてみて「いやこれはもっとスゴイことができるツールだ」と思い、現在ではコンサルティング業務の業務処理においても活用しています。業務フロー(プロセスモデル)の数で言えば約30になります。

クエステトラ:クラウド化の概要や予定を教えて下さい。
河野コンサル:業務システムのクラウド化において Questetra BPM Suite SaaS Edition や Google Apps forBusiness 等を導入しました。今では、個人のPCを無くし、ログインすれば誰の環境にもなるようなっています。また、それぞれのPCは再起動時に初期化されます。結果、社員が個々に机を持たないフリーアドレスのオフィスになりました。

コンサルティングに関わる社内手続きを標準化
クエステトラ:基幹となる業務はどのようなワークフローなのでしょうか?
河野コンサル:「事業継承セミナー」を年間20回以上開催し、セミナーにてサービス内容を御理解いただいた企業様に会員になって頂く会員制をとっています。最初の重要なワークフローは、お客様の「入会手続き」のワークフローです。また御入会後には、無料相談・ヒアリング・分析を通じて具体的な提案書を作成させて頂くフローが発生します。
御入会後の個別業務としては「株価算定業務フロー」などが挙げられます。まだまだモデル化できていない業務プロセスが存在するのですが、壮大な夢の実現のためさらにQuestetraを活用していきたいと考えています。

クエステトラ:不満に感じている機能はありますか?
河野コンサル:時々ですが「ある程度はBPM(業務プロセス管理)に詳しい方」が使う事を想定したツールだと感じる事があります。色々と勉強しようと考えていますが、一方でプロセスの改善点が簡単に把握できれば有り難いなどとも思ってしまいます。

2013年11月27日  株式会社クエステトラ インタビュー記事より
パソコン操作に不安のある人にも優しい環境
クエステトラ:どのような業務でQuestetraをご利用なのですか?
河野コンサル:Questetra BPM Suiteを利用し始めて約2年半(2013年10月現在)が経過し、今では「経費精算」や「各種申請承認業務」だけでなく、本業である「コンサルティング業務」の進捗管理や、さらには帳票自動生成を伴う「契約書/請求書の送付」など、多くの社内業務で活用するに至りました。
中でも「経費精算」や「支払い手続き」は、非常にスムーズな業務処理になってきたと感じています。現場の日常会話に Questetraの案件ID(プロセスID)が使われる事も珍しくなくなりました。

クエステトラ:以前は、どのような課題があったのでしょうか?
河野コンサル:近年パソコンを使って処理しなければならない日常業務が少しずつ増え、戸惑いを感じるベテラン社員は少なくありませんでした。パソコンの操作や設定でフォローしなければならない機会が非常に多くあったかと思います。
河野コンサルでは、社内システムのクラウド化を推進するにあたり、「スマホやタブレットだけでも日常業務を処理できる環境」が重要だと考えています。具体的には、クラウド型グループウェア「Google Apps」とクラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」の上に、スマホ/タブレットでも操作できる業務システムを構築し、パソコン操作に不安のある人にも優しい業務環境を目指しています。
今日では「iPhoneで申請」や「iPadで承認」などが日常的に行われ、情報共有の質とスピードが大幅に改善されたと感じています。例えばアシスタント業務などは、専らiPadだけでスピーディに処理される様になり、また、システム管理者の支援機会は半減したように思います。

テレワーカやコンサルタントの業務基盤として
クエステトラ:「クラウド型」のメリットは大きかったのでしょうか?
河野コンサル:「在宅勤務環境を充実させる」と言う大きな目標を掲げて、社内システムのクラウド化を推進しています。
当たり前の話ではありますが、通勤が困難な方でもスキルの高い方は沢山おられます。また、時期によって在宅勤務に切り替えたいと考えるケースもあると思います。メールやカレンダーはGoogle Apps を使い、業務データの受け渡しをQuestetraで行う様にする事で、「会社に来なければできない仕事」を減らす事ができました。
今では、在宅スタッフ(テレワーカ)のみで対応している業務もあり、在宅勤務者の割合は約25%程度になっています。「在宅入社」も少しずつ増えてきた段階です。ちなみに社内では、在宅勤務者のことを「クラウド社員」と呼んでいます。

クエステトラ:今後の展望について教えてください。
河野コンサル:現在「電話」で業務処理をスタートさせる仕組みを試運転しています。
スマホそのものも、まだまだ操作が難しかったり、あるいは操作が面倒であったりすると思います。そこで、架電(かでん)によって業務フローを開始させる仕組みを構築しています。
具体的には、プロジェクト経費が発生した際に「プロジェクト番号」を自動応答電話に登録すると、経費申請処理が自動開始される仕組みです。コンサルタントは自動応答音声で聞こえた「案件ID」を領収書や請求書にメモし、帰社後に手渡すだけで、以降の工程は全てアシスタント業務になります。まだまだ「アイデア」があり、つまり「工夫の余地」があるのですが、経費申請のヌケモレが減り、下流工程の業務効率もあがるはずだと目論んでいます。
ちなみに仕組み自体に、特別な投資を行っている訳ではありません。
既存の業務プロセス定義に開始ポイントを追加し、Questetraの接続APIとクラウド電話APIサービス「Twilio」を連携させるだけと言う、とてもシンプルな拡張で実現しています。いわゆる「業務改善サイクル」を実感しているところです。

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